Trong quan hệ lao động, văn bản không chỉ là hình thức – nó là bằng chứng pháp lý, là cam kết và là công cụ quản trị con người hiệu quả. Việc ký và quản lý đúng các loại văn bản với người lao động giúp doanh nghiệp:
- Tránh tranh chấp.
- Tối ưu hóa chi phí quản trị.
- Tạo môi trường làm việc minh bạch, chuyên nghiệp.
Dưới đây là các nhóm văn bản chính mà doanh nghiệp bắt buộc hoặc nên có khi làm việc với nhân sự.
1. Hợp đồng lao động – Nền tảng pháp lý quan trọng nhất
Đây là văn bản bắt buộc theo Bộ luật Lao động. Hợp đồng lao động xác định rõ:
- Công việc cụ thể
- Mức lương, phụ cấp, phúc lợi
- Thời gian làm việc, nghỉ ngơi
- Quyền và nghĩa vụ hai bên
Không có hợp đồng, doanh nghiệp dễ bị kiện ngược, dù người lao động sai.
👉 Ngoài ra, nếu có sự thay đổi như tăng lương, chuyển vị trí, gia hạn hợp đồng… thì cần lập Phụ lục hợp đồng.
2. Quyết định nhân sự – Ghi nhận thay đổi, không thay thế hợp đồng
Các quyết định như:
- Tuyển dụng
- Bổ nhiệm
- Kỷ luật
- Chấm dứt hợp đồng
…là văn bản nội bộ ghi nhận những thay đổi trong quá trình làm việc của nhân sự. Mặc dù không thể thay thế hợp đồng lao động, nhưng nó giúp hệ thống hóa toàn bộ lịch sử làm việc của người lao động.
📌 Lưu ý: Khi chấm dứt hợp đồng, cần quyết định kèm biên bản bàn giao công việc, thanh lý quyền lợi để tránh khiếu nại.
3. Thỏa thuận & cam kết – Ràng buộc bổ sung bên ngoài hợp đồng
Trong thực tế, nhiều vấn đề không thể đưa hết vào HĐLĐ. Do đó, doanh nghiệp nên dùng thêm:
| Văn bản | Vai trò thực tế |
|---|---|
| Cam kết bảo mật | Giữ bí mật dữ liệu công ty, đặc biệt trong ngành công nghệ, sáng tạo |
| Không cạnh tranh | Tránh trường hợp nghỉ việc rồi làm cho đối thủ |
| Cam kết đào tạo – hoàn phí | Buộc nhân viên hoàn lại chi phí nếu nghỉ ngang sau đào tạo |
⚠️ Những văn bản này cần ký riêng biệt, rõ ràng thời hạn, chế tài nếu vi phạm.
4. Đơn từ & biên bản cá nhân – Giao tiếp có căn cứ, xử lý có quy trình
Nhiều doanh nghiệp xem nhẹ đơn xin nghỉ phép, đơn xin nghỉ việc, hoặc biên bản trao đổi xử lý vi phạm. Đây là sai lầm.
Lý do:
- Nếu không có văn bản, khó chứng minh ai đúng sai khi có tranh chấp.
- Đơn giản như đơn xin nghỉ phép, nếu không có chữ ký duyệt, nhân viên nghỉ sai ngày cũng khó xử.
👉 Mọi giao tiếp quan trọng giữa nhân sự và công ty nên có xác nhận bằng văn bản, chữ ký hai bên.
5. Biên bản đánh giá, phản hồi – Dữ liệu phục vụ tăng lương, sa thải hợp lý
Doanh nghiệp muốn tăng lương, giữ người giỏi – hoặc sa thải người không phù hợp – cần có căn cứ. Các biên bản như:
- Đánh giá hiệu suất (KPI)
- Nhật ký làm việc / báo cáo cá nhân
- Biên bản nhắc nhở / ghi nhận thái độ
…là dữ liệu nền để ra quyết định nhân sự có cơ sở, tránh bị kiện vô cớ.
Kết luận
Văn bản với người lao động không chỉ để “làm cho có”. Nếu doanh nghiệp xem trọng và quản lý đúng:
👉 Gợi ý: Doanh nghiệp nên xây dựng “bộ hồ sơ nhân sự mẫu” để mỗi nhân viên đều có đầy đủ văn bản cần thiết từ lúc vào làm đến khi nghỉ việc.
