Trong bối cảnh người lao động ngày càng linh hoạt thay đổi việc làm, việc hiểu đúng thủ tục đăng ký người phụ thuộc để được hưởng giảm trừ gia cảnh khi tính thuế thu nhập cá nhân (TNCN) là vô cùng quan trọng. Một trong những câu hỏi thường gặp là:
“Khi người lao động đổi công ty, có cần phải đăng ký lại người phụ thuộc hay không? Quy định chi tiết như thế nào?”
Bài viết dưới đây sẽ tổng hợp và giải đáp toàn diện về vấn đề này theo quy định pháp luật Việt Nam hiện hành.
1. Đăng ký người phụ thuộc là gì?
Đăng ký người phụ thuộc là thủ tục mà người lao động có thu nhập từ tiền lương, tiền công thực hiện để khai báo những người đang phụ thuộc vào mình, nhằm được tính giảm trừ gia cảnh cho người phụ thuộc khi tính thuế TNCN. Nếu không tiến hành đăng ký, người nộp thuế sẽ không được tính khoản giảm trừ này dù có người phụ thuộc đủ điều kiện theo quy định.
1.1 Người phụ thuộc theo pháp luật thuế
Theo pháp luật thuế tại Việt Nam, người phụ thuộc bao gồm những đối tượng như:
- Con dưới 18 tuổi, hoặc đang học mà không có thu nhập vượt quá một mức quy định;
- Vợ/chồng, cha mẹ, ông bà, anh chị em ruột và các đối tượng khác theo quy định cụ thể;
- Người mà người lao động có trách nhiệm nuôi dưỡng trực tiếp.
Việc xác định người phụ thuộc không phải tự động, mà phải thực hiện đăng ký người phụ thuộc với cơ quan thuế thông qua nơi làm việc hoặc trực tiếp với cơ quan thuế.
1.2 Mục đích của việc đăng ký người phụ thuộc
Việc đăng ký này có vai trò quan trọng trong việc:
- Giúp người lao động được giảm trừ gia cảnh cho người phụ thuộc khi khai thuế TNCN hàng tháng hoặc năm;
- Tạo căn cứ pháp lý để cơ quan thuế quản lý, kiểm tra và tính thuế đúng nghĩa vụ của người nộp thuế;
- Quy định rõ trách nhiệm chứng minh người phụ thuộc là đúng với quy định pháp luật.
2. Người lao động đổi công ty: Có cần đăng ký lại người phụ thuộc không?
2.1 Quy định chung
Theo quy định hiện hành tại Thông tư 111/2013/TT-BTC (hướng dẫn về giảm trừ gia cảnh và đăng ký người phụ thuộc), có quy định như sau:
- Người nộp thuế chỉ phải đăng ký và nộp hồ sơ chứng minh cho mỗi người phụ thuộc một lần trong suốt thời gian người này được tính giảm trừ gia cảnh;
- Trường hợp người nộp thuế thay đổi nơi làm việc, nơi kinh doanh thì phải thực hiện đăng ký người phụ thuộc lại như trường hợp đăng ký lần đầu theo hướng dẫn tại cùng thông tư.
Điều này có nghĩa rằng:
- Nếu bạn đã đăng ký người phụ thuộc tại công ty cũ, thông tin đó không tự động chuyển sang công ty mới;
- Khi về làm việc ở công ty mới, bạn cần thực hiện lại thủ tục đăng ký người phụ thuộc để nơi làm việc mới có thể áp dụng giảm trừ gia cảnh tương ứng ngay từ kỳ khai thuế tại đơn vị mới;
- Việc này cũng là để công ty mới lưu hồ sơ và nộp cho cơ quan thuế khi cần.
Như vậy, câu trả lời là:
Có, người lao động đổi công ty cần phải đăng ký lại người phụ thuộc (ngoại trừ trường hợp cơ quan thuế có chia sẻ dữ liệu điện tử giữa các đơn vị — hiện tại hầu hết đơn vị chưa kết nối chia sẻ).
2.2 Lý do cần đăng ký lại
Việc yêu cầu đăng ký lại phát sinh do thực tế quản lý dữ liệu:
- Các đơn vị chi trả thu nhập (công ty, doanh nghiệp) không có hệ thống tự động chia sẻ dữ liệu người phụ thuộc giữa các đơn vị;
- Do vậy, nếu bạn không đăng ký lại người phụ thuộc tại nơi làm việc mới, đơn vị mới không có cơ sở để tính giảm trừ gia cảnh cho bạn trong kỳ khai thuế hiện tại.
Cục thuế cũng từng trả lời kiến nghị về vấn đề này, xác nhận rằng việc đăng ký lại người phụ thuộc là cần thiết khi thay đổi nơi làm việc, cho đến khi hệ thống quản lý thuế điện tử liên thông hoàn chỉnh.
3. Hồ sơ đăng ký người phụ thuộc khi đổi công ty
3.1 Hồ sơ cơ bản
Khi đăng ký người phụ thuộc, người lao động cần chuẩn bị:
- Tờ khai đăng ký người phụ thuộc theo mẫu (mẫu thường là 20-ĐK-TCT);
- Bản sao chứng minh nhân dân/căn cước/giấy khai sinh của người phụ thuộc;
- Chứng từ chứng minh mối quan hệ (nếu cần thiết);
- Hồ sơ chứng minh người phụ thuộc không có thu nhập vượt mức quy định theo pháp luật thuế.
3.2 Cách nộp hồ sơ
Người lao động có thể thực hiện đăng ký theo hai cách:
Cách 1: Gửi hồ sơ cho đơn vị sử dụng lao động mới để đơn vị làm đầu mối nộp cho cơ quan thuế;
Cách 2: Cá nhân nộp trực tiếp tại cơ quan thuế quản lý trực tiếp nếu không ủy quyền cho đơn vị trả thu nhập.
Trong cả hai trường hợp, hồ sơ phải được nộp đúng thời hạn (trước kỳ tính thuế mà người lao động mong được áp dụng giảm trừ).
4. Một số lưu ý quan trọng khi đăng ký người phụ thuộc
4.1 Người phụ thuộc chỉ được đăng ký một lần trong toàn bộ thời gian giảm trừ
Người lao động chỉ phải đăng ký người phụ thuộc một lần cho mỗi người phụ thuộc trong suốt thời gian người đó đủ điều kiện để được giảm trừ gia cảnh. Nhưng nếu có sự thay đổi nơi làm việc thì phải đăng ký lại để đơn vị mới áp dụng giảm trừ.
4.2 Nếu không đăng ký lại sẽ không được giảm trừ
Nếu bạn không thực hiện đăng ký khi sang công ty mới:
- Đơn vị mới không có căn cứ để tính giảm trừ gia cảnh cho người phụ thuộc của bạn;
- Kết quả là phần giảm trừ này sẽ không được áp dụng trong kỳ thuế tại công ty mới.
4.3 Trường hợp luật thuế sửa đổi
Có tin đề xuất bãi bỏ thủ tục đăng ký người phụ thuộc khi tính thuế TNCN trong các quy định mới của Bộ Tài chính, tuy nhiên đây là đề xuất và chưa chính thức có hiệu lực áp dụng.
5. Kết luận
Tóm lại, đăng ký người phụ thuộc là thủ tục bắt buộc để được giảm trừ gia cảnh khi tính thuế thu nhập cá nhân. Nếu bạn đổi công ty, theo quy định hiện tại thì phải đăng ký người phụ thuộc lại tại đơn vị mới để được tính giảm trừ đúng kỳ thuế tại nơi làm việc mới.
Việc này là do các đơn vị trả thu nhập thường không chia sẻ dữ liệu người phụ thuộc với nhau, nên bạn cần đăng ký lại để đơn vị mới có căn cứ tính thuế đúng.
