Trong hoạt động quản trị doanh nghiệp, đặc biệt là công ty cổ phần, câu hỏi “ai được ký thay mặt công ty” luôn có ý nghĩa then chốt. Trên thực tế, không ít doanh nghiệp bổ nhiệm Phó Chủ tịch Hội đồng quản trị (HĐQT) và giao cho chức danh này thực hiện nhiều công việc quan trọng, thậm chí trực tiếp ký kết hợp đồng. Điều này dẫn đến băn khoăn phổ biến: Phó Chủ tịch HĐQT có được làm người đại diện theo pháp luật không? Và rộng hơn, những chức danh nào có thể được xác định là người đại diện theo pháp luật theo Luật Doanh nghiệp 2020?
Bài viết dưới đây phân tích toàn diện vấn đề này dựa trên quy định pháp luật hiện hành và thực tiễn áp dụng, giúp doanh nghiệp tránh các rủi ro pháp lý thường gặp.
1. Người đại diện theo pháp luật là ai và vì sao có vai trò đặc biệt?
Người đại diện theo pháp luật là cá nhân nhân danh doanh nghiệp thực hiện quyền, nghĩa vụ phát sinh từ giao dịch, đại diện cho doanh nghiệp với tư cách nguyên đơn, bị đơn, người có quyền lợi, nghĩa vụ liên quan trước trọng tài, tòa án, cũng như thực hiện các quyền và nghĩa vụ khác theo quy định của pháp luật.
Nói cách khác, người đại diện theo pháp luật chính là “bộ mặt pháp lý” của doanh nghiệp trong mọi quan hệ đối ngoại. Mọi giao dịch, hợp đồng, văn bản nếu được ký bởi đúng người đại diện theo pháp luật (hoặc người được ủy quyền hợp pháp từ họ) thì mới có giá trị ràng buộc doanh nghiệp.
Chính vì vai trò đặc biệt này, pháp luật doanh nghiệp quy định khá chặt chẽ về chức danh, tiêu chuẩn, trách nhiệm và phạm vi quyền hạn của người đại diện theo pháp luật.
2. Phó Chủ tịch Hội đồng quản trị có đương nhiên là người đại diện theo pháp luật không?
Câu trả lời ngắn gọn là: không đương nhiên.
Theo Luật Doanh nghiệp 2020, pháp luật không mặc nhiên công nhận Phó Chủ tịch Hội đồng quản trị là người đại diện theo pháp luật của công ty cổ phần. Điều này xuất phát từ hai lý do chính.
Thứ nhất, xét về mặt pháp lý, Phó Chủ tịch HĐQT là một chức danh mang tính nội bộ trong cơ cấu quản trị. Pháp luật không quy định chức danh này có quyền đại diện độc lập cho công ty trong quan hệ với bên thứ ba. Vai trò của Phó Chủ tịch thường là hỗ trợ, thay mặt Chủ tịch HĐQT trong một số công việc nội bộ khi được phân công, chứ không phải là chủ thể đại diện pháp lý mặc định.
Thứ hai, Luật Doanh nghiệp 2020 chỉ xác định một số chức danh “đương nhiên” là người đại diện theo pháp luật, còn các chức danh khác chỉ có thể trở thành người đại diện nếu được Điều lệ công ty quy định rõ ràng.
Do đó, trong điều kiện thông thường, Phó Chủ tịch HĐQT không phải là người đại diện theo pháp luật, trừ khi Điều lệ công ty có quy định khác.
3. Những chức danh nào đương nhiên được làm người đại diện theo pháp luật trong công ty cổ phần?
Luật Doanh nghiệp 2020 phân biệt hai trường hợp: công ty có một người đại diện theo pháp luật và công ty có nhiều người đại diện theo pháp luật.
Trường hợp công ty cổ phần có một người đại diện theo pháp luật:
– Người đại diện theo pháp luật có thể là Chủ tịch Hội đồng quản trị hoặc Giám đốc/Tổng giám đốc.
– Nếu Điều lệ công ty không quy định rõ, thì mặc định Chủ tịch Hội đồng quản trị là người đại diện theo pháp luật.
Trường hợp công ty cổ phần có nhiều người đại diện theo pháp luật:
– Chủ tịch Hội đồng quản trị và Giám đốc hoặc Tổng giám đốc đương nhiên là người đại diện theo pháp luật của công ty.
Như vậy, xét trên phương diện “đương nhiên”, Luật Doanh nghiệp 2020 chỉ xác định hai chức danh trung tâm trong công ty cổ phần là:
– Chủ tịch Hội đồng quản trị
– Giám đốc hoặc Tổng giám đốc
Phó Chủ tịch HĐQT không nằm trong nhóm này.
4. Vậy Phó Chủ tịch HĐQT có thể làm người đại diện theo pháp luật hay không?
Câu trả lời là: có thể, nhưng không mặc nhiên.
Luật Doanh nghiệp 2020 cho phép công ty cổ phần có một hoặc nhiều người đại diện theo pháp luật, và Điều lệ công ty được quyền quy định cụ thể số lượng, chức danh quản lý và quyền, nghĩa vụ của từng người đại diện theo pháp luật.
Điều này có nghĩa là:
– Ngoài Chủ tịch HĐQT và Tổng giám đốc/Giám đốc,
– Công ty có thể quy định các chức danh khác làm người đại diện theo pháp luật,
– Với điều kiện: phải ghi nhận rõ ràng trong Điều lệ công ty và thực hiện đăng ký với cơ quan đăng ký kinh doanh.
Theo đó, Phó Chủ tịch HĐQT hoàn toàn có thể trở thành người đại diện theo pháp luật nếu và chỉ nếu:
– Điều lệ công ty quy định rõ Phó Chủ tịch HĐQT là người đại diện theo pháp luật;
– Phạm vi quyền và nghĩa vụ của Phó Chủ tịch HĐQT với tư cách người đại diện được xác định cụ thể;
– Thông tin này được đăng ký và công bố theo quy định pháp luật.
Nếu thiếu một trong các yếu tố trên, Phó Chủ tịch HĐQT không có tư cách pháp lý để đại diện công ty.
5. Những chức danh nào khác có thể làm người đại diện theo pháp luật?
Luật Doanh nghiệp 2020 không giới hạn cứng chỉ hai chức danh Chủ tịch HĐQT và Tổng giám đốc. Trên thực tế, Điều lệ công ty có thể quy định các chức danh sau làm người đại diện theo pháp luật:
– Phó Tổng giám đốc hoặc Phó Giám đốc
– Thành viên Hội đồng quản trị
– Các chức danh quản lý khác do công ty thiết kế trong Điều lệ
Tuy nhiên, điểm mấu chốt là: chỉ Điều lệ công ty mới có quyền “kích hoạt” tư cách người đại diện theo pháp luật cho các chức danh này. Nếu Điều lệ im lặng hoặc quy định không rõ ràng, thì pháp luật sẽ không thừa nhận.
6. Tiêu chuẩn và điều kiện bắt buộc của người đại diện theo pháp luật
Dù giữ chức danh nào, người đại diện theo pháp luật phải đáp ứng các điều kiện chung, bao gồm:
– Có đầy đủ năng lực hành vi dân sự
– Không thuộc các trường hợp bị cấm quản lý, điều hành doanh nghiệp
– Không đang bị truy cứu trách nhiệm hình sự hoặc chấp hành hình phạt
– Không thuộc nhóm cán bộ, công chức, viên chức bị hạn chế theo quy định pháp luật (trừ trường hợp được phép)
Ngoài ra, công ty phải bảo đảm ít nhất một người đại diện theo pháp luật cư trú tại Việt Nam. Nếu người đại diện duy nhất xuất cảnh, phải ủy quyền bằng văn bản cho người khác cư trú tại Việt Nam thực hiện quyền, nghĩa vụ trong thời gian vắng mặt.
7. Trách nhiệm pháp lý của người đại diện theo pháp luật
Người đại diện theo pháp luật không chỉ có quyền mà còn chịu trách nhiệm rất lớn, bao gồm:
– Thực hiện quyền và nghĩa vụ trung thực, cẩn trọng
– Trung thành với lợi ích của doanh nghiệp
– Không lạm dụng chức vụ, quyền hạn vì lợi ích cá nhân
– Thông báo kịp thời về các doanh nghiệp có liên quan
– Chịu trách nhiệm cá nhân đối với thiệt hại phát sinh do vi phạm nghĩa vụ
Trong trường hợp công ty có nhiều người đại diện theo pháp luật mà Điều lệ không phân định rõ phạm vi thẩm quyền, thì mỗi người đại diện đều được xem là đại diện đủ thẩm quyền trước bên thứ ba, đồng thời có thể phải chịu trách nhiệm liên đới.
8. Rủi ro pháp lý thường gặp khi hiểu sai về người đại diện theo pháp luật
Việc nhầm lẫn giữa chức danh quản lý và người đại diện theo pháp luật có thể dẫn đến nhiều rủi ro nghiêm trọng:
– Hợp đồng vô hiệu hoặc không ràng buộc công ty nếu ký sai thẩm quyền
– Tranh chấp với đối tác do xác định sai chủ thể ký kết
– Không được tòa án công nhận tư cách đại diện khi tham gia tố tụng
– Phát sinh trách nhiệm cá nhân ngoài ý muốn cho người ký
Đặc biệt, trong thực tiễn, nhiều doanh nghiệp để Phó Chủ tịch HĐQT ký hợp đồng mà không có ủy quyền hợp pháp, dẫn đến tranh chấp lớn khi xảy ra sự cố.
9. Khuyến nghị thực tiễn cho doanh nghiệp
Để hạn chế rủi ro, doanh nghiệp nên:
– Quy định rõ trong Điều lệ công ty ai là người đại diện theo pháp luật
– Xác định cụ thể phạm vi quyền hạn của từng người đại diện nếu có nhiều người
– Thực hiện ủy quyền bằng văn bản khi giao việc cho Phó Chủ tịch HĐQT hoặc chức danh khác
– Đăng ký kịp thời mọi thay đổi về người đại diện theo pháp luật
– Rà soát lại toàn bộ quy trình ký kết hợp đồng và hồ sơ pháp lý
Kết luận
Phó Chủ tịch Hội đồng quản trị không đương nhiên là người đại diện theo pháp luật trong công ty cổ phần. Tuy nhiên, Phó Chủ tịch HĐQT vẫn có thể trở thành người đại diện theo pháp luật nếu Điều lệ công ty quy định rõ ràng và được đăng ký hợp pháp. Luật Doanh nghiệp 2020 mở rộng quyền tự chủ cho doanh nghiệp trong việc lựa chọn người đại diện theo pháp luật, nhưng đồng thời cũng đặt ra yêu cầu rất cao về tính minh bạch và trách nhiệm pháp lý.
Việc hiểu đúng và áp dụng đúng quy định về người đại diện theo pháp luật không chỉ giúp doanh nghiệp vận hành hiệu quả mà còn là yếu tố then chốt để phòng ngừa tranh chấp và rủi ro pháp lý trong dài hạn.
