Việc mở rộng hoạt động là bước đi quan trọng đối với các doanh nghiệp đang phát triển hoặc muốn mở rộng thị trường. Tùy theo mục đích, loại hình sản phẩm và cách thức vận hành, doanh nghiệp có thể lựa chọn thành lập chi nhánh, văn phòng đại diện hoặc địa điểm kinh doanh.
Mỗi loại hình có vai trò, chức năng và thủ tục đăng ký khác nhau. Bài viết này cung cấp cái nhìn toàn diện, dễ hiểu và cập nhật về quy trình đăng ký hoạt động ba loại hình đơn vị phụ thuộc này, giúp doanh nghiệp lựa chọn đúng ngay từ đầu và thực hiện thủ tục một cách thuận lợi.
1. Phân biệt ba mô hình đơn vị phụ thuộc
Trước khi làm hồ sơ, doanh nghiệp cần hiểu rõ sự khác nhau giữa chi nhánh, văn phòng đại diện và địa điểm kinh doanh. Việc chọn đúng loại hình giúp tránh rủi ro trong vận hành và tối ưu thủ tục hành chính.
Chi nhánh
Chi nhánh là đơn vị phụ thuộc có thể thực hiện toàn bộ hoặc một phần chức năng kinh doanh của doanh nghiệp. Nói cách khác, chi nhánh được phép giao dịch, ký hợp đồng, xuất hóa đơn, thực hiện hoạt động tạo doanh thu theo phạm vi doanh nghiệp giao.
Chi nhánh phù hợp khi doanh nghiệp muốn mở rộng hoạt động sản xuất – kinh doanh thực tế, bổ sung điểm giao dịch, hoặc phát triển kinh doanh tại địa phương khác.
Văn phòng đại diện
Văn phòng đại diện không thực hiện hoạt động kinh doanh sinh lợi. Đây là đơn vị thống kê thị trường, quảng bá thương hiệu, đại diện cho doanh nghiệp trong quan hệ đối tác, hỗ trợ khách hàng và duy trì hiện diện tại địa phương.
Mô hình này thích hợp với các doanh nghiệp muốn thăm dò thị trường trước khi kinh doanh, hoặc muốn duy trì bộ phận chăm sóc khách hàng mà không cần giao dịch thương mại.
Địa điểm kinh doanh
Địa điểm kinh doanh là nơi doanh nghiệp tiến hành hoạt động kinh doanh cụ thể, nhưng không có chức năng đầy đủ như chi nhánh. Ví dụ: kho hàng, điểm bán lẻ, gian hàng trưng bày, showroom, cơ sở dịch vụ nhỏ…
Khác với chi nhánh, địa điểm kinh doanh thường không cần bộ máy quản lý độc lập, không cần người đứng đầu theo chức danh pháp lý và thủ tục đơn giản hơn.
2. Khi nào nên thành lập chi nhánh?
Doanh nghiệp nên chọn chi nhánh trong các trường hợp sau:
- Cần một đơn vị có chức năng kinh doanh hoàn chỉnh, được giao hợp đồng, xuất hóa đơn và ghi nhận doanh thu.
- Muốn mở rộng quy mô sản xuất, tăng điểm cung cấp dịch vụ hoặc nới rộng mạng lưới phân phối.
- Hoạt động kinh doanh tại địa phương khác đòi hỏi bộ máy độc lập hoặc nhân sự quản lý chuyên trách.
- Mô hình kinh doanh yêu cầu cấp phép chuyên ngành tại địa điểm mới (ví dụ: giáo dục, y tế, sản xuất thực phẩm…), và pháp luật yêu cầu chi nhánh đứng tên hồ sơ cấp phép.
Chi nhánh thường được lựa chọn khi doanh nghiệp đã có kế hoạch hoạt động ổn định và cần sự hiện diện chính thức để phục vụ khách hàng tại từng khu vực.
3. Khi nào nên thành lập văn phòng đại diện?
Doanh nghiệp nên thành lập văn phòng đại diện nếu mục tiêu không phải là phát sinh doanh thu, mà là:
- Nghiên cứu, thu thập thông tin thị trường.
- Xúc tiến và quảng bá thương hiệu.
- Quản lý dịch vụ hậu mãi hoặc hỗ trợ chăm sóc khách hàng.
- Đại diện cho doanh nghiệp trong giao dịch không mang tính thương mại.
Văn phòng đại diện phù hợp cho giai đoạn mở rộng thăm dò thị trường hoặc duy trì sự hiện diện chuyên nghiệp mà vẫn tiết kiệm chi phí vận hành. Vì không được kinh doanh trực tiếp, mô hình này thường đơn giản hơn và không phải thực hiện nhiều nghĩa vụ thuế như chi nhánh.
4. Khi nào nên lập địa điểm kinh doanh?
Địa điểm kinh doanh là phương án tối giản, thuận tiện trong các trường hợp:
- Doanh nghiệp chỉ cần một nơi để bán hàng hoặc trưng bày sản phẩm.
- Cần địa chỉ để thực hiện hoạt động dịch vụ quy mô nhỏ, không yêu cầu bộ máy độc lập.
- Muốn thiết lập kho hàng, trạm giao nhận hoặc điểm lưu trữ hàng hóa.
- Cần nhiều điểm kinh doanh nhỏ lẻ nhưng không cần cấp bậc quản lý đầy đủ như chi nhánh.
Địa điểm kinh doanh giúp doanh nghiệp linh hoạt trong mở rộng hoạt động, tiết kiệm chi phí và dễ dàng chấm dứt hoạt động khi cần.
5. Hồ sơ đăng ký hoạt động
Tùy theo loại hình, thành phần hồ sơ có khác biệt, nhưng có thể nhóm lại thành hai loại: (1) hồ sơ đăng ký chi nhánh/văn phòng đại diện và (2) hồ sơ lập địa điểm kinh doanh.
a) Hồ sơ đăng ký chi nhánh hoặc văn phòng đại diện
01 bộ hồ sơ đầy đủ gồm:
- Thông báo đăng ký hoạt động chi nhánh hoặc văn phòng đại diện theo mẫu.
- Quyết định thành lập của chủ sở hữu, Hội đồng thành viên hoặc Hội đồng quản trị.
- Biên bản họp của cơ quan quản lý nội bộ (nếu doanh nghiệp không thuộc loại hình công ty TNHH 1 thành viên).
- Thông tin người đứng đầu chi nhánh/văn phòng đại diện: họ tên, địa chỉ cư trú, số định danh cá nhân hoặc hộ chiếu.
- Ngành nghề kinh doanh dự kiến của chi nhánh (nếu đăng ký chi nhánh). Ngành nghề phải phù hợp ngành nghề doanh nghiệp đã đăng ký.
Lưu ý:
Nếu doanh nghiệp kê khai số định danh cá nhân của người đứng đầu, cơ quan đăng ký kinh doanh không yêu cầu bản sao giấy tờ pháp lý cá nhân.
b) Hồ sơ đăng ký địa điểm kinh doanh
Hồ sơ chỉ gồm:
- Thông báo lập địa điểm kinh doanh theo mẫu.
- Thông tin người chịu trách nhiệm tại địa điểm (nếu doanh nghiệp phân công).
Hồ sơ đơn giản hơn rất nhiều so với chi nhánh và văn phòng đại diện.
6. Quy trình nộp hồ sơ và thời gian xử lý
Việc nộp hồ sơ có thể thực hiện bằng hai cách: nộp trực tuyến trên Cổng thông tin đăng ký doanh nghiệp hoặc nộp bản giấy tại Phòng Đăng ký kinh doanh cấp tỉnh nơi đặt đơn vị phụ thuộc.
Thời gian xử lý
- Đăng ký chi nhánh, văn phòng đại diện: 03 ngày làm việc kể từ ngày hồ sơ hợp lệ.
- Lập địa điểm kinh doanh: 03 ngày làm việc, thông tin được cập nhật trên hệ thống đăng ký doanh nghiệp.
Sau khi được cấp giấy chứng nhận hoạt động chi nhánh hoặc văn phòng đại diện, doanh nghiệp cần thực hiện một số thủ tục phát sinh như đăng ký thuế, kê khai nhân sự, mở tài khoản ngân hàng (nếu cần).
7. Chấm dứt hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh
Khi không còn nhu cầu duy trì, doanh nghiệp cần nộp thông báo chấm dứt hoạt động.
Hồ sơ gồm:
- Thông báo chấm dứt hoạt động theo mẫu.
- Quyết định của chủ sở hữu/Hội đồng thành viên/Hội đồng quản trị.
- Danh sách chủ nợ và cam kết đã thanh toán (nếu có).
- Bàn giao con dấu (nếu chi nhánh/văn phòng có đăng ký).
- Xác nhận đã hoàn thành nghĩa vụ thuế.
Thời gian xử lý:
- Chi nhánh/văn phòng đại diện trong nước: khoảng 05 ngày làm việc.
- Chi nhánh ở nước ngoài: 03 ngày làm việc sau khi doanh nghiệp thông báo.
Đối với địa điểm kinh doanh, thủ tục chấm dứt đơn giản hơn nhưng doanh nghiệp vẫn phải chịu trách nhiệm về các nghĩa vụ phát sinh trước ngày chấm dứt hoạt động.
8. Những lưu ý quan trọng khi đăng ký đơn vị phụ thuộc
- Tên chi nhánh hoặc văn phòng đại diện phải bao gồm tên doanh nghiệp và cụm từ “Chi nhánh” hoặc “Văn phòng đại diện”.
- Địa chỉ đặt đơn vị phụ thuộc phải có quyền sử dụng hợp pháp, phù hợp quy hoạch, đặc biệt với ngành nghề kinh doanh có điều kiện.
- Ngành nghề của chi nhánh không được vượt quá phạm vi ngành nghề của doanh nghiệp.
- Lệ phí đăng ký có thể được miễn trong trường hợp doanh nghiệp thay đổi địa chỉ do thay đổi địa giới hành chính.
- Đơn vị phụ thuộc ở địa phương khác phải thực hiện đầy đủ nghĩa vụ về lao động, thuế (nếu chi nhánh có hoạt động kinh doanh).
- Nên thực hiện hồ sơ điện tử để giảm thời gian và hạn chế phát sinh sửa đổi bổ sung.
9. Lựa chọn mô hình phù hợp – yếu tố quyết định hiệu quả vận hành
Việc chọn thành lập chi nhánh, văn phòng đại diện hay địa điểm kinh doanh ảnh hưởng trực tiếp đến chi phí, trách nhiệm pháp lý, thuế, nhân sự và cách vận hành của doanh nghiệp. Một lựa chọn chính xác giúp doanh nghiệp:
- Tiết kiệm thời gian làm thủ tục.
- Tránh phát sinh nghĩa vụ thuế không cần thiết.
- Tối ưu nhân sự và chi phí quản lý.
- Đảm bảo tuân thủ pháp luật khi mở rộng hoạt động.
Chi nhánh phù hợp cho các hoạt động kinh doanh thực thụ; văn phòng đại diện phù hợp cho mục đích quảng bá và hỗ trợ; địa điểm kinh doanh phù hợp cho mô hình bán lẻ, kho hàng hoặc dịch vụ nhỏ lẻ.
Kết luận
Đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện hoặc địa điểm kinh doanh là bước quan trọng trong quá trình mở rộng hoạt động của doanh nghiệp. Tùy theo mục tiêu và đặc thù kinh doanh, doanh nghiệp có thể lựa chọn mô hình phù hợp để tối ưu hóa nguồn lực và phát huy hiệu quả tại từng khu vực. Với quy trình ngày càng được cải tiến và cho phép nộp hồ sơ điện tử, doanh nghiệp có thể hoàn thành thủ tục nhanh chóng nếu nắm rõ yêu cầu và chuẩn bị hồ sơ đầy đủ.
Tham khảo: Nghị định 168/2025/NĐ-CP ngày 30/6/2025 về đăng ký doanh nghiệp
