Việc thay đổi thông tin đăng ký hoạt động của chi nhánh, văn phòng đại diện hoặc địa điểm kinh doanh là nhu cầu phát sinh phổ biến trong quá trình vận hành doanh nghiệp. Các thay đổi này bao gồm: địa chỉ trụ sở, người đứng đầu, tên gọi, ngành nghề hoạt động… Tất cả đều phải được thực hiện đúng thủ tục theo quy định pháp luật để tránh bị xử phạt hoặc bị từ chối cấp phép. Bài viết này sẽ cung cấp hướng dẫn chi tiết về thủ tục thay đổi, từ chuẩn bị hồ sơ đến các bước nộp, xử lý thuế và nhận kết quả.
1. CƠ SỞ PHÁP LÝ ⚖️
- Luật Doanh nghiệp 2020
- Nghị định số 01/2021/NĐ-CP về đăng ký doanh nghiệp
- Thông tư 01/2021/TT-BKHĐT ban hành các mẫu biểu đăng ký doanh nghiệp
- Luật Quản lý thuế 2019 và các văn bản hướng dẫn
2. TRƯỜNG HỢP ÁP DỤNG 🔄
Thủ tục này áp dụng khi doanh nghiệp muốn thay đổi các nội dung sau tại:
- Chi nhánh
- Văn phòng đại diện
- Địa điểm kinh doanh
Các nội dung có thể thay đổi:
- Thay đổi địa chỉ trụ sở chi nhánh/văn phòng đại diện/địa điểm kinh doanh
- Thay đổi người đứng đầu
- Thay đổi tên gọi
- Thay đổi ngành nghề hoạt động
3. MẪU BIỂU SỬ DỤNG 📝
Doanh nghiệp cần sử dụng Mẫu II-9: “Thông báo thay đổi nội dung đăng ký hoạt động chi nhánh/văn phòng đại diện/địa điểm kinh doanh” theo Phụ lục II ban hành kèm Thông tư 01/2021/TT-BKHĐT.
4. CÁC BƯỚC THỰC HIỆN THỦ TỤC 🛠️
Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ 📂
Hồ sơ gồm:
- Thông báo thay đổi nội dung đăng ký hoạt động (Mẫu II-9)
- Quyết định của công ty về việc thay đổi nội dung hoạt động (do người đại diện pháp luật ký)
- Biên bản họp (nếu là công ty TNHH hai thành viên trở lên hoặc công ty cổ phần)
- Giấy ủy quyền (nếu người đi nộp không phải là đại diện pháp luật)
- CCCD của người đi nộp (bản sao)
Tuỳ trường hợp, có thể kèm theo:
- Hợp đồng thuê địa điểm mới (nếu thay đổi địa chỉ)
- Chứng chỉ hành nghề, giấy phép con (nếu thay đổi ngành nghề có điều kiện)
Bước 2: Chốt thuế (chỉ áp dụng khi thay đổi địa chỉ sang tỉnh/thành khác) 💼💰
Việc chốt thuế là thủ tục bắt buộc nếu chi nhánh, văn phòng đại diện hoặc địa điểm kinh doanh có mã số thuế riêng và thực hiện việc chuyển địa chỉ sang một tỉnh hoặc thành phố khác. Đây là bước nhằm đảm bảo hoàn tất nghĩa vụ tài chính trước khi thay đổi thông tin trên giấy phép đăng ký doanh nghiệp.
Trường hợp áp dụng:
- Chi nhánh/văn phòng/địa điểm có mã số thuế riêng (tức là có kê khai thuế riêng biệt với công ty mẹ)
- Chuyển sang tỉnh/thành phố khác nơi không cùng địa bàn quản lý thuế hiện tại
Các bước thực hiện:
- Lập tờ khai chấm dứt hiệu lực mã số thuế (📄 Mẫu 24/ĐK-TCT)
- Nộp báo cáo thuế và quyết toán thuế 📊
- Thanh lý hóa đơn (nếu có) 📑
- Xin xác nhận hoàn tất nghĩa vụ thuế 🧾
- Lưu ý: Không thực hiện chốt thuế → hồ sơ bị từ chối tại Sở KH&ĐT ❗
Không cần chốt thuế nếu:
- Địa điểm chuyển trong cùng tỉnh/thành phố
- Không có mã số thuế riêng
Bước 3: Nộp hồ sơ 📬
Có thể nộp theo hai hình thức:
- Nộp trực tiếp tại Phòng Đăng ký kinh doanh
- Nộp online tại https://dangkykinhdoanh.gov.vn
Bước 4: Nhận kết quả 📥
- Trong 3–5 ngày làm việc nếu hồ sơ hợp lệ → nhận Giấy xác nhận thay đổi ✅
5. MỘT SỐ LƯU Ý QUAN TRỌNG ⚠️
- Cùng quận, không mã số thuế riêng → KHÔNG cần báo thuế
- Khác quận trong cùng tỉnh → NÊN thông báo Chi cục thuế
- Thay đổi người đứng đầu có chữ ký số → cập nhật ngân hàng, thuế
- Nhớ cập nhật lại hóa đơn, biển hiệu, hợp đồng nếu địa chỉ thay đổi
KẾT LUẬN ✅
Việc thay đổi nội dung đăng ký hoạt động của chi nhánh, văn phòng đại diện hoặc địa điểm kinh doanh cần được thực hiện đúng quy định để đảm bảo tính pháp lý, tránh bị xử phạt và ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh. Đặc biệt, nếu có mã số thuế riêng hoặc di chuyển sang tỉnh/thành khác, doanh nghiệp phải thực hiện chốt thuế đầy đủ trước khi thay đổi trên giấy phép.
Việc nắm rõ các bước thực hiện, biểu mẫu, thời gian xử lý và các lưu ý sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và hạn chế rủi ro pháp lý.
Liên hệ LAWScom để đưuọc hỗ trợ về doanh nghiệp!
