Chính phủ ban hành Nghị định 104/2025/NĐ-CP quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật Công chứng, trong đó quy định về văn bản công chứng điện tử.
Cơ sở pháp lý chính
- Nghị định 104/2025/NĐ-CP (quy định chi tiết và biện pháp thi hành Luật Công chứng)
- Luật Giao dịch điện tử
- Luật Công chứng sửa đổi
Khái niệm và hình thức văn bản công chứng điện tử
- Văn bản công chứng điện tử trực tiếp:
- Được lập trên môi trường điện tử
- Công chứng viên thao tác và ký số trực tiếp
- Áp dụng với mọi loại giao dịch dân sự
- Văn bản công chứng điện tử trực tuyến:
- Người yêu cầu công chứng thực hiện thao tác từ xa (qua internet)
- Có xác thực và chứng kiến từ xa của công chứng viên
- Áp dụng với giao dịch dân sự (trừ di chúc và giao dịch đơn phương)
- Chuyển đổi từ văn bản giấy sang điện tử:
- Được thực hiện theo quy định của Luật Giao dịch điện tử và Luật Công chứng
- Phải có chữ ký số của công chứng viên và tổ chức hành nghề công chứng
Yêu cầu về định danh và xác thực
- Văn bản công chứng điện tử phải có ít nhất một trong các yếu tố:
- QR-Code
- Đường link xác minh
- Mã số tham chiếu
- Dấu hiệu nhận biết điện tử riêng biệt
- Mục đích: Đảm bảo tính xác thực, khả năng tra cứu, tránh làm giả
Việc ký số trong công chứng điện tử
- Người tham gia giao dịch, người làm chứng, người phiên dịch:
- Phải ký số dưới sự chứng kiến của công chứng viên
- Trường hợp ngoại lệ:
- Người có thẩm quyền đã đăng ký mẫu chữ ký trước thì được ký mà không cần công chứng viên chứng kiến trực tiếp
Đánh số và sửa lỗi trong văn bản điện tử
- Văn bản được đánh số trang đúng quy định của Luật Công chứng
- Nếu phát hiện lỗi kỹ thuật:
- Phải lập một trang riêng ghi nội dung sửa lỗi
- Trang này có chữ ký số của công chứng viên và tổ chức hành nghề công chứng
- Luôn đính kèm với văn bản gốc khi được tra cứu
Sửa đổi, bổ sung, chấm dứt, huỷ bỏ giao dịch điện tử đã công chứng
- Lập văn bản mới có ghi rõ nội dung sửa đổi, bổ sung, hủy bỏ…
- Văn bản này phải đính kèm văn bản gốc khi trích xuất hoặc tham chiếu
Phạm vi áp dụng công chứng điện tử
| Loại giao dịch | Áp dụng công chứng điện tử |
|---|---|
| Giao dịch dân sự (tất cả) | Trực tiếp & trực tuyến |
| Di chúc và hành vi đơn phương | Không áp dụng trực tuyến |
| Giao dịch qua cơ quan đại diện ngoại giao | Theo quy định Điều 73 |
Lợi ích mang lại:
- Tiết kiệm thời gian, chi phí đi lại
- Đảm bảo tính pháp lý minh bạch, an toàn, bảo mật
- Tăng cường khả năng kiểm tra, truy xuất nguồn gốc văn bản
- Phù hợp với xu thế chuyển đổi số và số hoá thủ tục hành chính
Ghi nhớ
- Từ ngày 01/7/2025, mọi tổ chức hành nghề công chứng phải triển khai công chứng điện tử theo Nghị định 104/2025/NĐ-CP
- Người dân, doanh nghiệp cần hiểu rõ quy trình, yêu cầu kỹ thuật, đặc biệt về chữ ký số, xác thực để sử dụng dịch vụ hiệu quả
Kết luận
Việc triển khai văn bản công chứng điện tử từ ngày 1/7/2025 là một bước tiến quan trọng trong cải cách hành chính, nâng cao hiệu quả pháp lý và hiện đại hóa lĩnh vực công chứng. Người dân cần sớm tiếp cận công nghệ chữ ký số và quy trình giao dịch điện tử để thích ứng thuận lợi với quy định mới.
