Theo quy định tại Luật Doanh nghiệp 2020, điều lệ công ty bao gồm các nội dung cơ bản như: tên, địa chỉ trụ sở chính, ngành nghề kinh doanh, vốn điều lệ, quyền và nghĩa vụ của các thành viên, cơ cấu tổ chức quản lý, thể thức thông qua quyết định, nguyên tắc giải quyết tranh chấp nội bộ, các quy định về chia lợi nhuận và xử lý phần vốn góp khi thành viên rút lui hoặc chuyển nhượng. Dưới đấy là một số nội dung mở rộng về điều luật.
1. Cấu trúc chi tiết của điều lệ công ty
Điều lệ công ty không chỉ đơn thuần là bản quy định chung mà là một bộ khung pháp lý cụ thể, giúp điều hành và quản trị doanh nghiệp một cách nhất quán. Các nội dung chi tiết nên có trong điều lệ gồm:
- Thông tin chung: Tên công ty, loại hình doanh nghiệp, địa chỉ trụ sở chính, chi nhánh, văn phòng đại diện.
- Mục tiêu, ngành nghề kinh doanh: Nêu rõ các lĩnh vực hoạt động theo giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.
- Vốn điều lệ và góp vốn: Quy định cách thức góp vốn, tài sản góp vốn, thời hạn góp, định giá tài sản, xử lý vi phạm nghĩa vụ góp vốn.
- Thành viên/cổ đông sáng lập: Danh sách cụ thể, tỷ lệ vốn góp, quyền và nghĩa vụ tương ứng.
- Tổ chức quản lý và điều hành: Bao gồm cơ cấu tổ chức (HĐTV, HĐQT, Tổng Giám đốc, Ban Kiểm soát…), quyền hạn, trách nhiệm, cách thức bổ nhiệm, miễn nhiệm.
- Chế độ họp và biểu quyết: Quy trình triệu tập họp, điều kiện hợp lệ, tỷ lệ thông qua, biên bản họp.
- Chuyển nhượng phần vốn/cổ phần: Cơ chế định giá, ưu tiên chuyển nhượng nội bộ, điều kiện chuyển nhượng cho bên ngoài.
- Phân chia lợi nhuận và xử lý lỗ lũy kế: Căn cứ chia lợi nhuận, thời điểm chia, nguyên tắc trích lập quỹ.
- Giải quyết tranh chấp: Cơ chế thương lượng, hòa giải, trọng tài hoặc tòa án.
- Sửa đổi điều lệ: Nguyên tắc và điều kiện cần thiết để điều lệ được thay đổi hợp pháp.
2. So sánh điều lệ công ty với các văn bản nội bộ khác
2.1. So với quy chế tổ chức nội bộ
- Điều lệ có hiệu lực pháp lý cao hơn, đăng ký với cơ quan đăng ký kinh doanh.
- Quy chế chỉ là văn bản hành chính nội bộ, áp dụng cho từng bộ phận, phòng ban.
2.2. So với thỏa thuận cổ đông/thỏa thuận thành viên
- Thỏa thuận cổ đông mang tính ràng buộc riêng giữa các bên ký kết.
- Điều lệ điều chỉnh toàn bộ hoạt động công ty, áp dụng cho mọi cổ đông.
- Tuy nhiên, nếu có mâu thuẫn thì cơ quan nhà nước vẫn ưu tiên áp dụng điều lệ nếu đã được đăng ký.
2.3. So với hợp đồng liên doanh
- Hợp đồng liên doanh thường áp dụng cho công ty có yếu tố nước ngoài.
- Điều lệ có thể trích dẫn một phần nội dung từ hợp đồng liên doanh nhưng vẫn cần được soạn lập riêng và độc lập.
3. Tình huống thực tiễn về vai trò của điều lệ
Tình huống 1: Tranh chấp chuyển nhượng cổ phần
Một cổ đông muốn bán cổ phần cho người ngoài. Điều lệ công ty quy định ưu tiên chuyển nhượng nội bộ, nhưng cổ đông không thông báo cho các cổ đông khác. HĐQT bác bỏ giao dịch với lý do vi phạm điều lệ. Tòa án công nhận hành vi HĐQT là đúng vì điều lệ công ty đã ghi rõ.
Tình huống 2: Bãi nhiệm Tổng Giám đốc
Một nhóm cổ đông sở hữu >51% biểu quyết tổ chức họp và ra nghị quyết bãi nhiệm Tổng Giám đốc. Tuy nhiên, điều lệ yêu cầu tỷ lệ 75% mới hợp lệ. Nghị quyết này bị vô hiệu vì không tuân thủ điều lệ.
Tình huống 3: Chia lợi nhuận không đúng trình tự
Công ty chưa trích lập quỹ dự phòng bắt buộc nhưng đã chia lợi nhuận cho cổ đông. Một cổ đông kiện và được Tòa án tuyên bố nghị quyết chia lợi nhuận là vô hiệu do vi phạm điều lệ và quy định tài chính.
4. Kinh nghiệm và lưu ý khi soạn thảo điều lệ
4.1. Soạn điều lệ phải phù hợp loại hình doanh nghiệp
- Công ty TNHH khác công ty cổ phần, mỗi loại hình có đặc thù tổ chức, nên điều lệ cần phản ánh đúng mô hình quản trị và tôn trọng quy định của Luật Doanh nghiệp.
4.2. Hạn chế sử dụng mẫu cứng nhắc
Nhiều doanh nghiệp sao chép điều lệ mẫu mà không sửa đổi cho phù hợp thực tế. Điều này khiến điều lệ mất tác dụng trong giải quyết tranh chấp hoặc kiểm soát nội bộ.
4.3. Tham vấn chuyên gia pháp lý
Việc có sự tham gia của luật sư, kiểm toán viên trong quá trình soạn thảo điều lệ giúp tránh xung đột với luật và tăng tính khả thi trong thực hiện.
4.4. Điều chỉnh điều lệ khi doanh nghiệp phát triển
Doanh nghiệp tăng vốn, thay đổi cơ cấu cổ đông hoặc ngành nghề kinh doanh… đều là thời điểm cần rà soát, cập nhật điều lệ để bảo đảm tính phù hợp.
4.5. Đảm bảo điều lệ không mâu thuẫn với luật chuyên ngành
Một số doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực ngân hàng, chứng khoán, bảo hiểm… cần lưu ý điều lệ không được trái quy định của luật chuyên ngành.
5. Kết luận
Việc xây dựng và duy trì một bản điều lệ chất lượng là nền tảng quan trọng để doanh nghiệp phát triển bền vững. Không chỉ là yêu cầu pháp lý, điều lệ còn là công cụ bảo vệ lợi ích, duy trì trật tự nội bộ và thu hút sự tin cậy từ nhà đầu tư, đối tác. Do đó, cần nhìn nhận điều lệ công ty như một chiến lược quản trị chứ không chỉ là một thủ tục hành chính bắt buộc.
Tham khảo một số mẫu điều lệ công ty của các loại hình doanh nghiệp tại đây.
Liên hệ LAWScom để được hỗ trợ về doanh nghiệp!
