Khi phát hiện thông tin cá nhân (họ tên, giấy tờ định danh…) hoặc thông tin về thửa đất/tài sản gắn liền với đất ghi trên Giấy chứng nhận (GCN – “sổ đỏ”) không chính xác, người sử dụng đất có quyền yêu cầu cơ quan có thẩm quyền đính chính. Quy định về việc này được nêu trong Luật Đất đai và hướng dẫn chi tiết tại Nghị định 151/2025/NĐ-CP về phân quyền, phân cấp trong lĩnh vực đất đai.
1) Trường hợp cần đính chính thông tin trên sổ đỏ
Việc đính chính thông tin trên sổ đỏ được thực hiện khi:
- Có sai sót thông tin của người được cấp GCN so với thông tin thực tế tại thời điểm đề nghị (ví dụ sai họ tên, chữ đệm, số giấy tờ…).
- Có sai sót về thửa đất hoặc tài sản gắn liền với đất so với hồ sơ đăng ký đã được cơ quan đăng ký đất đai kiểm tra/xác nhận hoặc so với văn bản có hiệu lực của cơ quan nhà nước.
2) Nộp hồ sơ ở đâu?
Tùy tình huống, người dân nộp hồ sơ tại một trong các điểm sau:
- Bộ phận Một cửa cấp huyện/tỉnh theo địa giới quản lý; hoặc
- Văn phòng đăng ký đất đai (VPĐKĐĐ); hoặc
- Chi nhánh VPĐKĐĐ nơi có đất.
Nếu chính cơ quan cấp GCN phát hiện sai sót, họ sẽ thông báo và đề nghị nộp lại bản gốc GCN để thực hiện đính chính.
3) Thành phần hồ sơ (khi người sử dụng đất tự phát hiện sai sót trên sổ đỏ)
Chuẩn bị 3 nhóm giấy tờ chính:
- Đơn đăng ký biến động đất đai, tài sản gắn liền với đất (theo Mẫu số 18 ban hành kèm Nghị định 151/2025/NĐ-CP).
- Bản gốc Giấy chứng nhận/sổ đỏ đã cấp.
- Giấy tờ chứng minh có sai sót:
- Nếu sai thông tin cá nhân: cung cấp căn cước công dân/hộ chiếu, giấy tờ hộ tịch, giấy tờ hợp pháp khác thể hiện đúng thông tin.
- Nếu sai thông tin thửa đất/tài sản: nộp hồ sơ kỹ thuật, bản vẽ, văn bản kết quả đo đạc/kiểm tra hoặc văn bản có hiệu lực của cơ quan nhà nước chứng minh nội dung đúng.
Lưu ý: Nộp văn bản ủy quyền nếu thực hiện thông qua người đại diện theo Bộ luật Dân sự.
4) Quy trình giải quyết (tóm tắt, theo Nghị định 151/2025/NĐ-CP)
Bước 1 – Tiếp nhận: Bộ phận Một cửa/VPĐKĐĐ kiểm tra tính đầy đủ của hồ sơ.
- Nếu đủ, sẽ cấp Giấy tiếp nhận và hẹn trả kết quả.
- Nếu chưa đủ, trả hồ sơ kèm Phiếu yêu cầu bổ sung, hoàn thiện theo mẫu quy định về cơ chế Một cửa.
Bước 2 – Thẩm tra & kết luận sai sót:
- Cơ quan quản lý đất đai/VPĐKĐĐ kiểm tra hồ sơ, lập biên bản kết luận nội dung và nguyên nhân sai sót.
Bước 3 – Đính chính/Cấp đổi:
- Trình cơ quan có thẩm quyền xác nhận nội dung đính chính trên GCN/sổ đỏ đã cấp hoặc cấp mới GCN/sổ đỏ nếu cần.
Bước 4 – Chỉnh lý & trả kết quả:
- Cập nhật biến động vào hồ sơ địa chính và cơ sở dữ liệu đất đai;
- Trao GCN cho người dân tại nơi đã nộp hồ sơ.
5) Hai bối cảnh thường gặp & cách nộp
- A. Sai sót ngay từ lần cấp đầu:
Nộp hồ sơ tại Bộ phận Một cửa. Cơ quan quản lý đất đai sẽ phối hợp với VPĐKĐĐ thu hồi bộ hồ sơ cấp GCN, kiểm tra và thực hiện các bước đính chính/cấp lại nêu trên. - B. Sai sót phát hiện trong quá trình đăng ký biến động (ví dụ tặng cho, thừa kế, chuyển nhượng…):
Có thể nộp hồ sơ tại Bộ phận Một cửa, VPĐKĐĐ hoặc Chi nhánh VPĐKĐĐ. VPĐKĐĐ sẽ kiểm tra, kết luận sai sót và thực hiện đính chính/cấp lại, sau đó chỉnh lý dữ liệu và trả kết quả.
6) Tình huống minh họa: đính chính tên đệm của người đã mất
Với trường hợp gia đình phát hiện tên đệm trên sổ đỏ khác với giấy tờ nhân thân của người để lại thửa đất (đã mất), người thừa kế/được ủy quyền có thể thực hiện thủ tục đính chính theo trình tự trên. Trường hợp có yếu tố thừa kế, nếu phát sinh vướng mắc về chứng minh quan hệ/di sản, người dân nên làm việc thêm với cơ quan tư pháp để được hướng dẫn hoàn thiện hồ sơ pháp lý.
7) Mẹo thực tế để hồ sơ “xuôi”
- Kiểm tra thật kỹ thông tin trên GCN đối chiếu Căn cước/Hộ chiếu, giấy tờ hộ tịch, sổ hộ khẩu (nếu có) trước khi nộp.
- Nếu có bản vẽ đo đạc hoặc biên bản nghiệm thu trước đây, hãy sao y để kèm theo.
- Ủy quyền đúng mẫu, có công chứng/chứng thực nếu không trực tiếp đi nộp.
- Mang theo bản gốc các giấy tờ để đối chiếu khi được yêu cầu.
- Ghi rõ số điện thoại liên hệ để nhận thông báo bổ sung (nếu có).
8) Câu hỏi nhanh – đáp gọn
Có bắt buộc phải nộp lại sổ đỏ bản gốc?
Có. Khi cơ quan phát hiện sai sót hoặc khi người dân đề nghị đính chính, bản gốc sổ đỏ cần được nộp để thực hiện thao tác đính chính/cấp lại.
Đính chính khác “cấp đổi” thế nào?
- Đính chính: sửa nội dung sai trên GCN hiện có (không thay đổi hình thức GCN nếu không cần).
- Cấp đổi: cấp GCN mới thay cho GCN cũ (ví dụ GCN rách nát, đo đạc lại diện tích thay đổi nhiều, thay đổi số tờ/số thửa do lập hồ sơ địa chính mới…).
Có thể nhờ người khác đi làm?
Có, nhưng cần văn bản ủy quyền hợp lệ theo Bộ luật Dân sự.
