Theo Điều 42 Luật Doanh nghiệp 2020, trụ sở chính của doanh nghiệp đặt trên lãnh thổ Việt Nam, là địa chỉ liên lạc của doanh nghiệp và được xác định theo địa giới đơn vị hành chính; có số điện thoại, số fax và thư điện tử (nếu có).
Doanh nghiệp nào muốn được cấp Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh thì buộc phải có trụ sở chính hợp pháp và được thể hiện trong hồ sơ đăng ký thành lập doanh nghiệp.
Do không có quy định nào cấm doanh nghiệp được đặt trụ sở trùng nhau, tức một địa chỉ hợp lệ có thể đăng ký trụ sở cho nhiều doanh nghiệp. Vì vậy, dịch vụ cho thuê văn phòng xuất hiện. Những văn phòng được sử dụng dưới hình thức này được gọi là văn phòng ảo.
Một trong những ưu điểm lớn nhất của văn phòng ảo là tiết kiệm chi phí, thời gian và nhân sự. Việc thuê văn phòng ảo giúp doanh nghiệp không tốn chi phí mua các thiết bị văn phòng, chi phí vận hành, quản lý toà nhà,… Điều này giúp doanh nghiệp ổn định tập trung vào kinh doanh, đặc biệt phù hợp với các doanh nghiệp vừa và nhỏ muốn đặt văn phòng đại diện ở trung tâm thành phố hoặc các doanh nghiệp muốn thăm dò thị trường trong và ngoài nước trước khi chính thức thực hiện dự án kinh doanh.