Khái niệm
Văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của cá nhân, pháp nhân hoặc chủ thể khác. Văn phòng đại diện được mở tại một địa bàn khác với nơi đặt trụ sở.
Trong hoạt động dân sự, chỉ có pháp nhân được mở văn phòng đại diện. Trong lĩnh vực thương mại, đối tượng được mở văn phòng đại diện gồm pháp nhân và cả cá nhân.
Luật Thương mại quy định thương nhân được đặt văn phòng đại diện ở trong nước và nước ngoài. Thương nhân bao gồm: các tổ chức kinh tế và cá nhân hoạt động một cách độc lập, thường xuyên, có đăng kí hoạt động thương mại.
Thương nhân nước ngoài chịu trách nhiệm về hoạt động của văn phòng đại diện của mình tại Việt Nam.
Chức năng
Văn phòng đại diện thương mại thường được mở chủ yếu để tiếp cận, tìm hiểu thị trường.
Văn phòng đại diện chỉ có chức năng xúc tiến, tìm kiếm hỗ trợ hoạt động sản xuất kinh doanh. Đặc điểm này giúp phân biệt văn phòng đại diện và chỉ nhánh của pháp nhân.
Ngoài ra, thuật ngữ văn phòng đại diện còn được dùng để chỉ đơn vị phụ thuộc của các tổ chức phi lợi nhuận như văn phòng đại diện của các tổ chức phi chính phủ, các tổ chức quốc tế hay tổ chức ngoại giao đặt tại nơi mà các tổ chức đó không có trụ sở chính. Các văn phòng đại diện này hoạt động với tư cách đại diện và nhân danh cho các tổ chức kể trên.