Giới thiệu
Trong mô hình quản trị rủi ro “Three Lines of Defense 🛡️” (Ba tuyến phòng thủ), pháp chế (legal function) thường được xếp vào tuyến thứ hai với vai trò kiểm soát, giám sát và tư vấn tuân thủ. Tuy nhiên, trong thực tiễn vận hành của nhiều doanh nghiệp Việt Nam, đặc biệt là các doanh nghiệp vừa và nhỏ hoặc doanh nghiệp thương mại, pháp chế thường tham gia trực tiếp vào các hoạt động vận hành như soạn thảo hợp đồng, đàm phán 🤝với khách hàng, xử lý tranh chấp và bảo vệ quyền lợi doanh nghiệp ngay từ đầu.
❓ Điều này đặt ra câu hỏi: liệu có thể và nên đưa vai trò pháp chế lên tuyến thứ nhất hay không? Bài viết này lập luận rằng, trong bối cảnh thực tiễn tại Việt Nam, việc đưa pháp chế lên tuyến phòng thủ thứ nhất là phù hợp và cần thiết, đồng thời đề xuất cách thức tổ chức lại chức năng pháp chế để phù hợp với vai trò này.
1. Hiểu đúng ba tuyến phòng thủ và vị trí truyền thống của pháp chế
Mô hình “Three Lines of Defense” được thiết kế để phân định rõ trách nhiệm giữa các bộ phận:
- Tuyến 1: Bộ phận vận hành, chịu trách nhiệm trực tiếp với rủi ro, thực hiện công việc hàng ngày.
- Tuyến 2: Các chức năng giám sát và kiểm soát, bao gồm Quản lý rủi ro, Quản lý Tuân thủ và Pháp chế.
- Tuyến 3: Kiểm toán nội bộ, đánh giá độc lập.
📌Trong mô hình gốc, pháp chế được xem là không trực tiếp gây rủi ro, do đó được xếp vào tuyến 2 với vai trò cảnh báo và tư vấn. Tuy nhiên, trong nhiều doanh nghiệp Việt Nam, pháp chế lại đang thực hiện các công việc vận hành thay vì chỉ giám sát.
2. Thực tế tại doanh nghiệp Việt Nam
a. Pháp chế soạn thảo và trực tiếp tham gia ký kết hợp đồng
- Không chỉ tư vấn mà còn tham gia soạn hợp đồng chi tiết, chuẩn bị hồ sơ giao dịch, làm việc với khách hàng.
- Đôi khi còn là người trực tiếp đàm phán hoặc giải thích hợp đồng cho khách hàng và đối tác.
b. Tham gia xử lý tranh chấp, khiếu nại trong vận hành
- Thường trực tiếp tham gia soạn công văn, gửi thông báo đòi nợ, cảnh báo vi phạm hợp đồng.
- Tham gia các buổi làm việc với đối tác, khách hàng, thậm chí đi cùng bộ phận kinh doanh để xử lý sự cố.
c. Đóng vai trò là “bộ nhớ” và “bản đồ” vận hành pháp lý của doanh nghiệp
- Nắm toàn bộ lịch sử tranh chấp, các rủi ro phát sinh từ thực tiễn.
- Cập nhật quy định pháp luật nhưng đồng thời áp dụng trực tiếp vào từng giao dịch cụ thể.
3. Vì sao xếp pháp chế lên tuyến 1?
a. Gắn với vận hành giúp phòng ngừa rủi ro sớm
- Rủi ro thường nảy sinh ngay từ khâu giao kết hợp đồng, cam kết dịch vụ.
- Nếu pháp chế chỉ làm giám sát sau cùng, không can thiệp sớm, thì khả năng ngăn chặn rủi ro sẽ thấp.
b. Để hiểu rõ sản phẩm, dịch vụ hơn khi tham gia trực tiếp
- Tránh trường hợp “pháp chế trên trời, kinh doanh dưới đất”.
- Khi đồng hành với quá trình vận hành, chất lượng tư vấn thực tế hơn, không máy móc.
c. Giảm thời gian luân chuyển hồ sơ, tăng tốc độ ra quyết định
- Không phải đợi kiểm soát “bên ngoài quy trình”, mà pháp chế chính là một mắt xích trong quy trình.
- Đảm bảo hợp đồng ký nhanh nhưng vẫn an toàn.
4. Định nghĩa lại vai trò pháp chế
a. Pháp chế như một “business partner” (đối tác kinh doanh)
- Không phải “cảnh sát tuân thủ”, mà là người đồng hành với kinh doanh.
- Hỗ trợ tìm giải pháp thay vì chỉ chỉ ra rủi ro.
b. Pháp chế đảm nhiệm các “điểm chạm pháp lý” trong vận hành:
- Soạn thảo và review hợp đồng.
- Tham gia đàm phán, chốt điều khoản thương mại.
- Xử lý sự cố, tranh chấp phát sinh ngay từ đầu.
c. Pháp chế cần có kỹ năng:
- Hiểu sản phẩm, dịch vụ của doanh nghiệp.
- Giao tiếp tốt với khách hàng, nhà cung cấp.
- Linh hoạt tìm giải pháp thay vì chỉ “không được”.
5. Lợi ích khi đưa pháp chế lên tuyến 1
- 🛡️ Giảm thiểu rủi ro ngay từ đầu, không phải chạy theo xử lý hậu quả.
- 🤝 Nâng cao chất lượng hợp đồng, đàm phán, cam kết với khách hàng.
- 📈 Tăng tốc độ triển khai các giao dịch, giảm chi phí xử lý tranh chấp.
- 💼 Góp phần xây dựng văn hóa tuân thủ từ trong vận hành, không cần “ép” từ bên ngoài.
Kết luận
Việc sắp xếp pháp chế ở tuyến phòng thủ nào không phải là cứng nhắc, mà cần căn cứ vào thực tiễn doanh nghiệp. Với các doanh nghiệp vừa và nhỏ, doanh nghiệp thương mại, việc để pháp chế làm tuyến 1, đồng hành trực tiếp với vận hành là hợp lý và giúp kiểm soát rủi ro sớm hơn, hiệu quả hơn. Điều này đòi hỏi doanh nghiệp cũng cần đào tạo lại, tái định vị vai trò pháp chế không còn là “bộ phận kiểm soát thụ động”, mà là “đối tác chiến lược của kinh doanh ✅”.
