Theo Điều 42 Luật Doanh nghiệp 2020, trụ sở chính của doanh nghiệp đặt trên lãnh thổ Việt Nam, là địa chỉ liên lạc của doanh nghiệp và được xác định theo địa giới đơn vị hành chính; có số điện thoại, số fax và thư điện tử (nếu có).

Doanh nghiệp nào muốn được cấp Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh thì buộc phải có trụ sở chính hợp pháp và được thể hiện trong hồ sơ đăng ký thành lập doanh nghiệp.

Do không có quy định nào cấm doanh nghiệp được đặt trụ sở trùng nhau, tức một địa chỉ hợp lệ có thể đăng ký trụ sở cho nhiều doanh nghiệp. Vì vậy, dịch vụ cho thuê văn phòng xuất hiện. Những văn phòng được sử dụng dưới hình thức này được gọi là văn phòng ảo.

Một trong những ưu điểm lớn nhất của văn phòng ảo là tiết kiệm chi phí, thời gian và nhân sự. Việc thuê văn phòng ảo giúp doanh nghiệp không tốn chi phí mua các thiết bị văn phòng, chi phí vận hành, quản lý toà nhà,… Điều này giúp doanh nghiệp ổn định tập trung vào kinh doanh, đặc biệt phù hợp với các doanh nghiệp vừa và nhỏ muốn đặt văn phòng đại diện ở trung tâm thành phố hoặc các doanh nghiệp muốn thăm dò thị trường trong và ngoài nước trước khi chính thức thực hiện dự án kinh doanh.

Văn phòng ảo là loại hình phổ biến trên thế giới khi các doanh nghiệp kết hợp làm việc từ xa. Nhìn chung, mọi doanh nghiệp đều có thể sử dụng văn phòng ảo cho hoạt động của mình. Những doanh nghiệp sau đây được thống kê ưa dùng văn phòng ảo tại Lawscom:

• Các doanh nghiệp vừa và nhỏ muốn tiết kiệm chi phí công ty
• Các cá nhân đang chuẩn bị hoặc mới thành lập công ty
• Các chuyên viên tư vấn muốn mở văn phòng giao dịch
• Các nhóm dự án cần một văn phòng để bàn bạc, họp hành
• Các công ty lớn muốn mở rộng chi nhánh có thể thuê đặt địa chỉ kinh doanh
• Các công ty nước ngoài muốn thuê để làm văn phòng đại điện
• Một số ngành nghề cần mở văn phòng giao dịch như luật, kiểm toán tài chính, dịch thuật…

Có, văn phòng ảo thường cho phép đăng ký địa chỉ công ty. Đây là một trong những dịch vụ phổ biến mà các nhà cung cấp văn phòng ảo cung cấp. Địa chỉ văn phòng ảo có thể được sử dụng làm địa chỉ chính thức của công ty trên các tài liệu pháp lý, hợp đồng, và hồ sơ đăng ký doanh nghiệp.

Việc sử dụng địa chỉ văn phòng ảo giúp doanh nghiệp có một địa chỉ kinh doanh chuyên nghiệp mà không cần phải thuê hoặc duy trì một không gian văn phòng vật lý. Tuy nhiên, cần lưu ý rằng trong một số trường hợp, các cơ quan đăng ký doanh nghiệp có thể yêu cầu địa chỉ văn phòng vật lý hoặc có những quy định cụ thể về việc sử dụng địa chỉ văn phòng ảo, tùy theo quy định pháp luật của từng quốc gia hoặc khu vực.

Văn phòng ảo là một dịch vụ cung cấp các tiện ích và hỗ trợ mà doanh nghiệp cần mà không cần phải có một văn phòng vật lý cố định. Đây là một giải pháp lý tưởng cho các doanh nghiệp nhỏ, start-up hoặc những người làm việc từ xa. Các dịch vụ thường bao gồm:

1. Địa chỉ văn phòng: Cung cấp địa chỉ để nhận thư từ, bưu phẩm hoặc làm địa chỉ đăng ký công ty.
2. Dịch vụ nhận và chuyển tiếp thư: Nhận, lưu trữ và chuyển tiếp các bưu phẩm hoặc thư tín.
3. Dịch vụ lễ tân ảo: Nhận và chuyển tiếp các cuộc gọi điện thoại, tin nhắn hoặc email.
4. Phòng họp: Cung cấp không gian cho các cuộc họp hoặc hội nghị khi cần.
5. Hỗ trợ hành chính: Cung cấp các dịch vụ như xử lý văn bản, quản lý lịch trình, và các công việc hành chính khác.

Văn phòng ảo giúp tiết kiệm chi phí cho thuê văn phòng và các chi phí liên quan, đồng thời mang lại sự linh hoạt và chuyên nghiệp trong hoạt động kinh doanh.